E-Mail Kommunikation mit Arbeitsgruppen

Um eine möglichst einfache Kommunikation mit den verschiedenen Arbeitsgruppen innerhalb der Flüchtlingshilfe-Nordstadt zu ermöglichen, wurde für jede Gruppe eine eigene E-Mail Adresse eingerichtet. Alle Nachrichten an eine dieser Adressen werden automatisch an alle Mitglieder der Gruppe weitergeleitet.

Empfangen von E-Mails

Das Bild zeigt das Prinzip am Beispiel einer (fiktiven) Arbeitsgruppe die über die Adresse ag@fluechtlingshilfe-nordstadt.de erreichbar ist:

• Auf der rechten Seite sieht man die einzelnen Mitglieder der Arbeitsgruppe, die sich mit ihrer privaten E-Mail Adresse registriert haben.
• Eine E-Mail wird an die Adresse der Gruppe gesandt, der Briefkasten symbolisiert die Weiterleitung an alle Mitglieder der Gruppe
• Eine Kopie der eingegangen Nachricht wird an jedes Mitglied der Gruppe versandt
• Der Empfänger der Mail erkennt anhand der Empfängeradresse, in diesem Fall ag@fluechtlingshilfe-nordstadt.de, das die Nachricht an seine Arbeitsgruppe gerichtet war.

• Der Rahmen um die Arbeitsgruppe soll deutlich machen, dass dem Absender der Nachricht die privaten E-Mail Adressen nicht bekannt sind

Beantworten von E-Mails

Auf eingegangene E-Mails an eine Arbeitsgruppe antwortet man wie man es auf jede andere normale E-Mail tun würde.

Zu beachten wäre allerdings

• Bei der Antwort wird die private E-Mail Adresse übermittelt. Der Absender der ursprünglichen Nachricht kann also erkennen, das eine Person mit der E-Mail Adresse Mary@wub.com Mitglied der Arbeitsgruppe ist.
• In der Antwort auf die eingegangene E-Mail sollte im Betreff und/oder Text erkennbar sein, das es sich um eine Reaktion auf eine E-Mail an die Arbeitsgruppe handelt. Die ursprüngliche Anfrage war ja an ag@fluechtlingshilfe-nordstadt.de gerichtet, Antwort kommt aber von Mary@wub.com

Nachrichten an die eigene Gruppe versenden

Das Prinzip der E-Mail Weiterleitung macht es auch möglich auf einfache Weise mit den anderen Mitgliedern der Gruppe zu Kommunizieren. Normalerweise würde man für eine Rundmail an die Gruppe eine private Liste von E-Mail Adresse führen. Einfacher ist es jedoch eine E-Mail an die eigene Arbeitsgruppe zu schicken.

Die Vorteile dieses Verfahrens sind

• Man erreicht immer alle Mitglieder der Gruppe auch wenn die Personen zwischenzeitlich gewechselt haben
• Man bekommt selbst auch eine Kopie der versandten Nachricht, hat also immer die gesamte Kommunikation der Gruppe vor Augen